Wstęp
Table of contents
To, co często decyduje o sukcesie na rynku, to osiągnięcie sporej przewagi nad konkurencją. W tym celu wykorzystywanych jest wiele środków, a jednym z nich jest implementacja systemu B2B w firmie. Z takiego rozwiązania skorzystało przedsiębiorstwo BH-Res Systemy Wentylacyjne. Jakie rezultaty udało mu się osiągnąć? Czy system spełnił założenia właścicieli? O tym można dowiedzieć się z lektury poniższego reportażu.
Historia powstania firmy
BH-Res Mędrek i wspólnicy Spółka Jawna na polskim rynku istnieje od początku lat 90-tych. Przedsiębiorstwo powstało w wyniku przekształcenia (specjalizacji) wcześniej istniejącej firmy ogólnobudowlanej. Założycielami, a zarazem współwłaścicielami firmy są: Stanisław Mędrek, Janusz Świętoniowski i Wojciech Krzysik.
W pierwszych etapach działalności spółka zajmowała się głównie budową domów w technologii szkieletu drewnianego. Większość z tych obiektów firma wyposażała także w nadmuchowe systemy grzewcze i klimatyzacyjne. Doświadczenie w zakresie świadczenia takich usług założyciele spółki zdobyli podczas kilkuletniego pobytu w Stanach Zjednoczonych w latach 80-tych. Co więcej, nawiązane tam kontakty umożliwiły zawarcie korzystnych kontraktów z kilkoma producentami materiałów służących do wykonywania instalacji powietrznych oraz urządzeń. Od roku 1998 firma specjalizuje się przede wszystkim w kompleksowym zaopatrzeniu firm wykonujących tego typu instalacje.
Profil działalności spółki
Firma „BH-Res” jest importerem i dystrybutorem materiałów służących do wykonywania instalacji wentylacyjnych. Wiodącymi są produkty systemu Climaver. Oprócz dostarczania tego rodzaju produktów, spółka zajmuje się projektowaniem instalacji w tym systemie, prowadzi szkolenia dla wykonawców oraz realizuje instalacje wentylacyjne w tej technologii. Swoim klientom zapewnia dostawę materiałów, dostawa materiałów, doradztwo techniczne, usługi projektowe oraz usługi instalatorskie i szkolenia.
Składanie zapytań ofertowych
Przebieg wdrożenia systemu B2B – od planów do realizacji
Pomysł na wdrożenie systemu B2B podsunęli spółce przedstawiciele zaprzyjaźnionej firmy informatycznej. Początkowo miały to być tylko narzędzia do obsługi sprzedaży. W trakcie opracowania przyszedł również pomysł na opracowanie specjalistycznego i bardzo zaawansowanego modułu wspomagającego ofertowanie i wykonawstwo instalacji wentylacyjnych – wspomina pan Stanisław Mędrek, założyciel współwłaściciel „BH-Res”.
Pierwszym krokiem do realizacji tego pomysłu było dokonanie analizy potrzeb spółki. Otrzymane wyniki stanowiły ułatwienie w wyborze odpowiedniego systemu. Dane te były głównymi wskazówki w trakcie tworzenia rozwiązania. Jego autorem była firma „Ideo” Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Nad Przyrwą 13 w Rzeszowie. Z kolei wdrożeniem systemu w firmie zajęły się jej siły wewnętrzne, a konkretnie: Stanisław Mędrek, Grzegorz Gwiżdż oraz Grzegorz Dworak.
Kalkulacja zestawień materiałów dla poszczególnych inwestycji w oparciu o pliki wynikowe z projektów
Proces implementacji przebiegał sprawnie, jednak największym napotkanym problemem było przestawienie się kontrahentów na korzystanie z systemu.
Uruchomienie takiego systemu wiązało się ze sporymi nakładami finansowymi. W tamtym czasie spółki nie było stać na pokrycie wszystkich kosztów inwestycji, stąd wsparcie udzielone w postaci środków unijnych było idealnym rozwiązaniem – tłumaczy pan Stanisław Mędrek.
Charakterystyka systemu – opis funkcji i automatyzacji
System przede wszystkim znacząco usprawnia pracę działy sprzedaży. Zatrudnieni w firmie handlowcy przygotowują oferty dla firm, których są opiekunami, opierając się przy tym na wynikach optymalizacji. Handlowcy mają również możliwość śledzenia czy też monitorowania zamówień składanych przez „swoje firmy” oraz kontrolowanie rozliczeń. Wymienić można tutaj funkcje związane z obsługą zamówień lub te dotyczące sprzedaży i rozliczeń z kontrahentem. Ponadto, specjalnie dla spółki BH-Res powstały nowe funkcjonalności. Będzie to m.in. moduł optymalizacji, który odpowiada za kalkulację zestawień materiałów dla poszczególnych inwestycji. Dane te tworzone są na podstawie plików wynikowych z projektów. Moduł ten zajmuje się także opracowaniem optymalnego sposobu rozkroju płyt i przedstawieniem go w formie specyfikacji i w formie graficznej. Niestandardowym modułem jest również moduł kalkulacji kosztów transportu materiałów.
Dostęp do aktualnych cenników i stanów magazynowych
Generalnie, realizacja inwestycji objęła stworzenie projektu funkcjonalnego dla serwisu, integrację z programem Subiekt (zaciąganie asortymentu towarów, wyświetlanie ich, możliwość realizacji standardowych zamówień towaru w firmie) oraz stworzenie dedykowanego systemu przygotowywania specyfikacji, a następnie przekształcanie jej w zamówienia dla systemu Climaver. Ponadto, w ramach projektu opracowano system integracji i automatyzacji współpracy z firmą projektową, stworzono w oparciu o specyfikację dla systemu Climaver modułu dla instalacji tworzonej w blasze ocynkowanej, a następnie przełożenie jej na system Climaver. Opracowano także moduł analizy projektów instalacji wentylacyjnych i optymalizacji wykrojów oraz zużycia materiałów systemu Climaver i dodano obsługę importu specyfikacji z programów zewnętrznych.
W panelu klienta znajdują się następujące opcje:
- Mój opiekun – pozwalajacy na wgląd do informacji o opiekunie oraz do jego danych kontaktowych (e-mail oraz numer telefonu);
- Mój koszyk – służący tworzeniu zamówień; pozwala na wybór miejsca odbioru towaru, określenia sposobu płatności, wglądu do wartości netto towaru oraz do wartości netto po udzielonym rabacie;
- Obiekty – tutaj znajduje się spis obiektów, w których realizowana jest dana inwestycja;
- Zamówienia przypisane do obiektu – zawierają szczegółowy opis inwestycji, np. datę przedstawienia oferty, datę otrzymania zamówienia, datę odpowiedzi na zapytanie i termin płatności.
W panelu przeznaczonym dla opiekunów znajdują się:
- Profil opiekuna – zawiera wszystkie dane osobowe i kontaktowe opiekuna oraz listę jego klientów;
- Zamówienia czekające na akceptację – podaje szczegóły jeszcze zamówienia wraz z opcją jego akceptacji;
- Zaakceptowane zamówienia – umożliwia wgląd do listy zamówień czekających na realizację;
- Podgląd stanu zamówienia – podaje m.in. dane o statusie zamówienia i statusie wysyłki;
- Zrealizowane zamówienia – podaje listę zrealizowanych zamówień wraz ze statusem przesyłki;
- Przetarg w obiekcie – zawiera dane adresowe obiektu, informacje o przydzielonych rabatach, zestawienie produktów, listę uczestników przetargu i zestawienie materiałów.
Śledzenie statusu przesyłki z zamówieniem. Monitorowanie rozliczeń z kontrahentem.
Nie zabrakło również automatyzacji kluczowych procesów biznesowych. Usprawnienie objęło składanie zapytań ofertowych i kalkulację zestawień materiałów dla poszczególnych inwestycji w oparciu o pliki wynikowe z projektów. Zautomatyzowano przygotowywanie ofert do przetargów, dostęp do aktualnych cenników i stanów magazynowych oraz dostęp do katalogu z dokładnym opisem produktów. Automatyczna stała się realizacja zamówień, śledzenie ich statusu oraz kalkulacja kosztów transportu. O wiele sprawniejsze jest śledzenie statusu przesyłki z zamówieniem i monitorowanie rozliczeń z kontrahentem. Dzięki automatyzacji pojawiła się możliwość przeglądania historii współpracy z kontrahentem, monitorowanie stanów magazynowych i koordynacja dostaw oraz dostęp do informacji o aktualnych promocjach.
Możliwość przeglądania historii współpracy z kontrahentem
Planowana przyszłość spółki
Zdaniem pracowników firmy BH-Res system spełnia pokładane w nim nadzieje. Wiążą z nim również plany rozwojowe firmy. W przyszłości nastąpi rozszerzenie możliwości modułu optymalizacji. W planach jest przystosowanie tego modułu do współpracy z innymi popularnymi programami projektowymi – mówi pan Stanisław Mędrek. Póki co, spółka nie będzie uruchamiała innych systemów informatycznych, lecz skoncentruje się na realizowaniu tych właśnie koncepcji.
