Rozpoczynamy audyty funkcjonowania Dostawców Usług w BUR oraz doraźne audyty usług realizowanych w BUR – nowe firmy audytujące, zakres audytów i jak się do nich przygotować?

Wstęp

Uprzejmie informujemy, że Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości jako Administrator Bazy Usług Rozwojowych, w trosce o jakość świadczonych usług rozwojowych publikowanych na portalu https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl, dokonuje weryfikacji spełniania wymagań przez podmioty świadczące usługi rozwojowe wpisane do rejestru przez sprawdzanie stanu faktycznego w podmiocie wpisanym do rejestru w celu potwierdzenia prawdziwości informacji zawartych we wniosku o wpis do rejestru oraz w zakresie spełniania wymagań, o których mowa w Rozporządzeniu BUR.

Procesem audytu objęte zostaną podmioty, które uzyskały wpis do Bazy z możliwością świadczenia usług podlegających dofinansowaniu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.

Począwszy od czerwca 2024 r. audyty funkcjonowania Dostawców Usług w Bazie Usług Rozwojowych (dalej: audyt podmiotu) będą prowadzone przez trzy niezależne podmioty: IDIPSUM Sp. z o.o., Grupa Gumułka-Euroedukacja Sp. z o. o., Varsovia Capital Sp. z o.o. działające na zlecenie PARP, wybrane w drodze postępowania na podstawie prawa zamówień publicznych zaś doraźne audyty usług publikowanych w BUR dalej: (audyt usługi), prowadzone będą przez podmiot DPC Audit Partner Sp. z o.o.

Dostawca Usług o planowanym audycie podmiotu zostanie poinformowany mailowo w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w terminie co najmniej 14 dni kalendarzowych przed audytem (wzór pisma zawiadamiającego o audycie). 

Audyty usług mają charakter doraźny, co oznacza, że Dostawcy zostaną poinformowani o audycie usługi w momencie jego rozpoczęcia.

Korespondencja pomiędzy Wykonawcami i audytowanym Dostawcą Usług będzie prowadzona w wersji elektronicznej, a dokumenty Wykonawcy – Zespołów Audytowych będą opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poprawność podpisu jest możliwa do zweryfikowania z użyciem dostępnego bezpłatnie oprogramowania (np. Szafir, PEM-HEART SIGNATURE).

Działania audytowe związane z audytami podmiotów w BUR prowadzone będą przede wszystkim w siedzibie podmiotu i co do zasady będą trwały dwa dni po osiem godzin dziennie. W ramach audytu może zostać przeprowadzona również wizytacja usługi rozwojowej w miejscu jej realizacji lub zdalny monitoring usługi prowadzonej w formie zdalnej.

Audyt usługi odbywa się w miejscu realizacji usługi rozwojowej, a czas jego trwania nie może być krótszy niż 3 godziny. Audyt usługi zdalnej realizowanej w czasie rzeczywistym nie może być krótszy niż 3 godziny łącznie.

Na zakończenie audytu podmiotu Zespół audytowy przedkłada Dostawcy Usług „Oświadczenie dotyczące potwierdzenia przeprowadzenia audytu (cz. A)”, w którym Dostawca Usług własnoręcznie wpisuje faktyczne dni i godziny rozpoczęcia i zakończenia audytu (dotyczy audytów podmiotów). W przypadku wizytacji usługi rozwojowej w „Oświadczeniu dotyczącym przeprowadzenia wizytacji usługi rozwojowej (cz. B)” osoba prowadząca usługę bądź inny przedstawiciel podmiotu będący na usłudze własnoręcznie wpisuje godzinę rozpoczęcia i zakończenia wizytacji w danym dniu.

Na zakończenie audytu usługi „Oświadczenie dotyczące przeprowadzenia audytu usługi” potwierdza osoba prowadząca usługę, bądź inny przedstawiciel podmiotu będący na usłudze.

Celem prowadzonych audytów jest sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z wpisem do Bazy oraz wymagań jakościowych i innych określonych treścią rozporządzenia BUR oraz Regulaminem Bazy, na podstawie oryginałów dokumentów (w tym dokumentów załączonych w Bazie w wersji elektronicznej), dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych, oględzin siedziby Dostawcy i miejsca realizacji usług rozwojowych (w przypadku wizytacji usługi rozwojowej, audytu usługi), wywiadów z pracownikami Dostawcy, trenerami oraz osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych.

Należy pamiętać, że zgodnie z rozporządzeniem BUR „Podmiot (…) umożliwia przeprowadzenie przez Agencję lub upoważnione przez nią podmioty do weryfikacji, o której mowa w § 12, w miejscu świadczenia usługi oraz w swojej siedzibie”. Brak spełnienia tego wymogu może skutkować wykreśleniem Dostawcy z Bazy Usług Rozwojowych.

Zakres prowadzonych audytów u Dostawców Usług świadczących usługi rozwojowe:

• posiadanie potencjału technicznego,
• posiadanie potencjału ekonomicznego (nie dotyczy audytów usług),
• posiadanie potencjału kadrowego,
• przestrzeganie zasad etyki zawodowej,
• posiadanie systemu zapewnienia jakości usług,
• realizacja usług zgodnie ze standardem świadczenia usług, określonych w rozporządzeniu BUR.

Przygotowanie do audytu:

Podczas audytu wymagane będzie wykazanie prawdziwości oświadczeń złożonych przez Dostawców Usług wraz z wnioskiem o wpis do Bazy oraz posiadanie wdrożonego systemu zarządzania jakością wraz z potwierdzeniem świadczenia usług rozwojowych zgodnie z wymaganiami określonymi w  rozporządzeniu BUR. W tym celu Dostawca powinien dokonać przeglądu dotychczasowego systemu zapewnienia jakości usług w swojej organizacji oraz upewnić się, że potrafi przedstawić audytorom dowody na jego funkcjonowanie zgodnie z określonymi kryteriami. W trakcie audytu wymagane będzie:

• zapewnienie obecności pracowników, którzy będą mogli udzielać informacji na temat procesów realizowanych w podmiocie;
• zapewnienie możliwości przeprowadzenia oględzin siedziby podmiotu i miejsca realizacji usługi rozwojowej;
• umożliwienie przeprowadzenia wywiadów/ rozmów zarówno z pracownikami pomiotu, trenerami, jak i z osobami uczestniczącymi w usługach rozwojowych;
• przygotowanie i okazanie oryginałów dokumentów potwierdzających brak zaległości z  tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (zaświadczenia wydane przez odpowiedni ZUS i US, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed pierwszym dniem audytu);
• okazanie ważnego certyfikatu lub dokumentu poświadczającego udzielenie akredytacji potwierdzającego spełnienie wymogów jakościowych ustanowionych na potrzeby rejestracji w Bazie Usług Rozwojowych (jeśli dotyczy) lub uprawnienia wynikającego z przepisów prawa, o  których mowa w §7 ust. 5 pkt 1-8 rozporządzenia BUR (jeśli dotyczy);
• okazanie innych dokumentów na potwierdzenie spełnienia wymagań wynikających z  rozporządzenia BUR.

W celu przygotowania się do audytu rekomendujemy przeprowadzenie samooceny zgodnie z arkuszem samooceny, znajdującym się w zakładce Jakość usług.