Współfinansowanie działań EDIH

W załączniku, dotyczącym wymogów minimalnych dla umowy lub porozumienia o partnerstwie, są wskazane obowiązki stron, kto jest podmiotem wiodącym, na jakich zasadach będą transferowane środki. Zapisy tego załącznika abstrahują od kwestii powołania konsorcjum, odnoszą się już do etapu, gdy umowa konsorcjum jest już podpisana. Należy zapewnić, że mechanizmy wewnętrzne konsorcjum są zgodne z ustawą wdrożeniową – to jest przedmiotem kontroli przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, nie zaś podczas oceny wniosku o dofinansowanie.

Umowa konsorcjum musi być zawarta na czas składania wniosku o dofinansowanie.

Zmiany składu konsorcjum, zmiany partnerów będą wymagały również zgody Ministerstwa Rozwoju i Technologii, które prowadziło etap prekwalifikacji.

Zmiany, które dotyczą usług, wskaźników, kwot, itd., muszą zostać w pierwszej kolejności zaakceptowane przez Komisję Europejską.

Najlepsze rozwiązanie to takie, gdy EDIH wprowadzi zmiany do Grant Agreement, przed złożeniem aplikacji do PARP w ramach FENG lub co najmniej przed zawarciem umowy. Jednak nawet po podpisaniu umowy, jest możliwość wprowadzania zmian.

O koszty pośrednie (7%) można wnioskować już w pierwszym wniosku o płatność, ponieważ będą się odnosić do wydatków bezpośrednich, które zostaną wykazane w tym wniosku. W sytuacji, gdy zatwierdzona zostanie niższa kwota wydatków kwalifikowalnych niż deklarowana przez Beneficjenta, wówczas wartość 7% kosztów pośrednich będzie liczona od zatwierdzonej kwoty wydatków bezpośrednich na poziomie danego wniosku.

Składając wniosek o płatność, EDIH przedstawia koszty rzeczywiście poniesione w danym okresie sprawozdawczym i dolicza 7% tych kosztów. Obliczone w ten sposób koszty traktowane są jako wydatki poniesione. Koszty pośrednie są rozliczane metodami uproszczonymi. Tutaj nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych, aby potwierdzić, że poniesione zostały wydatki na koszty pośrednie. W przypadku uznania części wydatków za niekwalifikowalne, koszty pośrednie nadal będą stanowiły 7% kwoty wydatków, uznanych za kwalifikowalne. Koszty pośrednie (7%) także muszą zostać wytransferowane do MŚP.

Tak. Płatności z wyodrębnionego rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych mogą być dokonywane wyłącznie na wydatki kwalifikowalne w ramach projektu. W przypadku poniesienia przez EDIH wydatków kwalifikowalnych ze środków własnych, EDIH jest uprawniony do przekazania ze środków zaliczki kwot odpowiadających dofinansowaniu poniesionych kosztów kwalifikowanych. Wydatki należy przedstawić jako kwalifikowalne w prawidłowej proporcji do rozliczenia.

Środki trwałe będą rozliczane według faktycznie poniesionych wydatków. Muszą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz przedstawione do rozliczenia ze wskazaniem proporcji korzystania w ramach usług MŚP i innych (np. JST, jeżeli dotyczy).

Postęp finansowy powinien się zbiegać z postępem rzeczowym. Usługi dla MŚP, które mają być świadczone w dłuższym terminie, powinny być podzielone na etapy (konieczne odpowiednie zapisy w umowie z MŚP).

Jeżeli usługa będzie podzielona na etapy i kolejne etapy będą wynikać z umowy z MŚP, to PARP będzie rozliczać koszty na bieżąco. PARP nie planuje rozliczać usług jedynie po ich zakończeniu, jednak przedstawiona przez EDIH dokumentacja powinna takie etapowe rozliczanie uzasadniać.

Beneficjent (lider/partnerzy) może ponosić koszty ze środków własnych, jednak w momencie ich przedstawienia do rozliczenia musi zostać zachowany podział 50%/50% z FENG i DEP (dotyczy kosztów wyłącznie w zakresie MŚP).

W celu zachowania płynności wydatków EDIH, kwalifikowalność jest rozważana na moment ich rozliczania, a nie na moment ich poniesienia. Podczas składania wniosków o rozliczenie poniesionych kosztów, koszty muszą być zaksięgowane zgodnie z podziałem 50/50 (przy założeniu, że z usług korzystają wyłącznie MŚP).

W ramach jednego wniosku o płatność Beneficjent może wnioskować o rozliczenie zaliczki, refundację i kolejną transzę zaliczki. Rozliczenie zaliczki następuje poprzez rozliczenie kosztów rzeczywistych bądź ich zwrot. Łączna kwota dofinansowania w formie zaliczki nie może przekroczyć 90% dofinansowania. Należy rozważnie podzielić wnioskowane transze zaliczki, aby móc je rozliczyć. Jeżeli jakaś kwota zaliczki nie zostanie rozliczona, EDIH będzie musiał dokonać zwrotu nierozliczonej zaliczki, zaś ta kwota pomniejszy pulę dostępnej zaliczki (nie wraca do puli zaliczki dostępnej dla EDIH).
Należy wnioskować o takie kwoty zaliczki, które są możliwe do rozliczenia w okresie sprawozdawczym.

Mówiąc o dofinansowaniu mamy na myśli jedynie wydatki kwalifikowalne, a w przypadku, gdy Beneficjent może odzyskać VAT jest on wydatkiem niekwalifikowalnym i jest ponoszony poza DEP i FENG.

Granicę pomiędzy budżetem FENG i FERC ustala EDIH, który dokonuje podziału usług między JST a MŚP.

Zamówienia powinny być sumowane w ramach podmiotu Zamawiającego.

Intencją jest, aby okresy w umowie FENG i w Grant Agreement były tożsame.

Wyższa cena usług, przy stałej wartości projektu, oznacza mniejszą liczbę świadczonych usług.

EDIH powinien świadczyć usługi zgodnie z cennikiem, jaki został przedstawiony we wniosku o dofinansowanie (DIGITAL). Jeżeli w trakcie realizacji Projektu okaże się, że EDIH nie może już świadczyć usług według cen jak wyżej, będzie musiał przedstawić nowe szacowanie cen, według własnej metodologii, wykorzystanej poprzednio, zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą i doświadczeniem.

IP FENG (PARP) nie narzuca sposobu szacowania cen, ani czasu dokonywania nowego szacowania.

Cennik powinien być określony i dostępny dla wszystkich MŚP, powinien być w pewien sposób zunifikowany pod względem transparentności, aby przedsiębiorca, który chciałby skorzystać z usług danego EDIH, mógł się dowiedzieć: gdzie, w jakim zakresie, w jakiej technologii, jakie usługi, ile dana usługa może trwać. Jest to konieczne, aby móc określić, czy dostępny limit pomocy de minimis pozwoli na skorzystanie z tych usług.

Dla przedsiębiorcy MŚP usługa jest bezpłatna, nie jest wymagany od niego żaden wkład. Mimo tego, że MŚP nie płacą za usługi, wykorzystują swój limit de minimis, dostępny na okres 3 lat.

Umowa z PARP w ramach FENG dotyczy tylko i wyłącznie usług świadczonych na rzecz MŚP, nie obejmuje zaś usług świadczonych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, ani spółek o średniej kapitalizacji (mid-caps).

W związku z tym, umowa w ramach FENG nie będzie obejmować całego zakresu, objętego Grant Agreement.

Dofinansowanie dla EDIH będzie udzielane oddzielnie w ramach FENG i FERC.

FERC ma swoją Instytucję Zarządzającą i Instytucję Pośredniczącą, stanowi odrębny program.

W przypadku np. zakupu środka trwałego, który ma być wykorzystany nie tylko podczas świadczenia usług dla MŚP, ale także usług świadczonych dla innych podmiotów, dofinansowanie (amortyzacja odpowiadająca okresowi użytkowania, za jaki rozliczany jest ten środek) powinno zostać podzielone odpowiednio do wykorzystania, między DIGITAL, FENG i FERC.

Zakup w ramach wydatków kwalifikowalnych może zostać poniesiony w całości ze środków DIGITAL, FENG, FERC lub środków własnych, jednak wydatek do rozliczenia zakupu powinien zostać przedstawiony już jako zaksięgowany w odpowiednich proporcjach ze środków DIGITAL, FENG, FERC i środków własnych, jeżeli dotyczy.

Do każdego środka trwałego (nie niskocennego), który będzie wykorzystywany do świadczenia usług także poza MŚP, Beneficjent powinien przygotować zestawienie, określające rzeczywisty sposób wykorzystywania tego środka trwałego w podziale na każde źródło dofinansowania.

W Grant Agreement nie ma takiego określenia jak „Affiliated Partners”, są albo Affiliated entities (AE), albo Associated partners (AP).

W ramach potrzeb wniosku o dofinansowanie, pojęcie „partner stały” należy odnosić do partnerów, których koszty są uwzględnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym jako koszty kwalifikowalne projektu (są oni wskazani w tabelach prezentujących koszty projektu jako realizatorzy). Opcję „ad hoc” należy zaznaczyć w odniesieniu do partnerów, którzy w harmonogramie rzeczowo finansowym nie mają przypisanych kosztów kwalifikowalnych (jako realizatorzy).

W Generatorze Wniosków, w odniesieniu do projektów partnerskich, w polach poniżej etykiety „Realizatorzy”, należy przedstawić dane identyfikujące poszczególnych partnerów (konsorcjantów) tworzących EDIH wraz z Wnioskodawcą. Należy przedstawić informację o wszystkich partnerach – również tych, którzy nie biorą udziału w świadczeniu usług na rzecz MŚP.

Kategorie wydatków kwalifikowalnych muszą być zgodne z katalogiem kosztów, określonym w Regulaminie wyboru projektów na podstawie rozporządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 listopada 2022 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027 (Dz.U. 2022 poz. 2510, z późn. zm.).

Kategorie wydatków kwalifikowalnych muszą być zgodne z katalogiem kosztów, określonym w Regulaminie wyboru projektów na podstawie rozporządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 listopada 2022 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027 (Dz.U. 2022 poz. 2510, z późn. zm.).

Wkład własny o którym mowa w umowie o dofinansowanie należy rozumieć zgodnie z definicją wskazaną w § 14 tj. środki finansowe w formie pieniężnej zabezpieczone przez Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych, do czasu przekazania Beneficjentowi dofinansowania lub na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych. Wkład własny Beneficjenta nie może pochodzić ze środków publicznych, w tym dotacji/subwencji z budżetu państwa i budżetu jednostek samorządu terytorialnego. W przypadku projektów objętych pomocą publiczną wkład własny musi zostać pozyskany na zasadach rynkowych.

Składając wniosek o płatność Beneficjent będzie mógł ująć w nim wydatki poniesione przed podpisaniem umowy z PARP, ponieważ okres kwalifikowalności wydatków dla Projektu określony w umowie o dofinansowanie będzie tożsamy z okresem realizacji Projektu określonym w Grant Agreement.

Umowy/porozumienia o partnerstwie mogą być podpisywane zarówno elektronicznie jak i w sposób tradycyjny. Ważne jest, aby w przypadku dokumentów elektronicznych posługiwać się podpisem kwalifikowanym, a nie np. profilem zaufanym. Podpisy powinny być składane zgodnie ze sposobem reprezentacji danego podmiotu lub na podstawie odpowiednich pełnomocnictw.

Pomoc de minimis, jest udzielana na poziomie/terenie danego kraju, w związku z czym te aktywności, które są realizowane dla podmiotów, które nie są polskimi przedsiębiorcami, nie będą mogły być sfinansowane z FENG.

Dopuszczamy możliwość wyjazdów zagranicznych przy jednoczesnym spełnieniem kryterium nr 3 pn. Budżet projektu.

Umowa musi zostać podpisana najpóźniej na dzień złożenia wniosku o dofinansowanie.

Załącznik nr 1 do RWP pn. „Wymogi minimalne dla umowy lub porozumienia o partnerstwie”, zawiera wymogi minimalne, które muszą spełnić umowy lub porozumienia o partnerstwie. Porozumienie oraz umowa określają:

• przedmiot porozumienia albo umowy;
• prawa i obowiązki stron; zakres i formę udziału poszczególnych partnerów w projekcie, w tym zakres realizowanych przez nich zadań;
• partnera wiodącego uprawnionego do reprezentowania pozostałych partnerów projektu;
• sposób przekazywania dofinansowania na pokrycie kosztów ponoszonych przez poszczególnych partnerów projektu, umożliwiający określenie kwoty dofinansowania udzielonego każdemu z partnerów oraz sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązania się stron z porozumienia lub umowy.

Wymogi minimalne, nie nawiązują do kwestii samego powołania konsorcjum, lecz do mechanizmów „wewnętrznych”, kiedy partnerstwo/porozumienie już istnieje, a umowa jest podpisana. Kluczowe jest to, żeby mechanizmy te były zgodne z ustawą wdrożeniową. To również będzie weryfikowane przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

Proszę przenieść koszty rzeczywiste z work package do zadania 1, tak aby wyrażało się to konkretnymi pozycjami kosztowymi (typu: wynagrodzenia osoby A, wynagrodzenia osoby B) mającymi jasne odniesienie do projektu DIGITAL/DEP i do kategorii wydatków w ramach FENG. W odrębnym zadaniu będziemy finansować wszystkie koszty pośrednie projektu w formie ryczałtu. W naszej opinii to rozwiązanie nie stoi w sprzeczności z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków.

Natomiast w  ramach FENG nie możemy finansować kosztów nie należących do FENG. Tak więc, jeśli przykładowo projekt EDIH w 30% nie dotyczy usług dla MŚP, a do wnosku FENG zostanie przeniesione 100% kosztów wynagrodzeń z wniosku DIGITAL/DEP, to z pewnością wymagałoby to szczegółowego wyjaśnienia. Mówiąc o relacjach pomiędzy kwalifikowalnością kosztów bezpośrednich i pośrednich dotyczących wynagrodzeń, nie może dojść do podwójnego finansowania czyli, np. że dany etat zostanie sfinansowany dwukrotnie (w ramach kosztów rzeczywiście ponoszonych i z ryczałtu).